GymMasterManual por perfil · Administrador del gimnasio
Manual del administrador
Diriges la operación diaria del gimnasio. Aquí aprendes a dar de alta socios, cobrar y renovar membresías, controlar accesos y clases, y tomar decisiones con los reportes.
Tu rutina en 3 minutos
Antes de empezar: configura tu gimnasio#
La primera vez, sigue este orden. Te toma una tarde y deja todo listo para operar:
- Elige tu gimnasio activo en el Panel (si administras más de uno).
- Configura tus datos de cobro: Cobranza → Datos de cobro. Escribe tu número de Yape y/o Plin, el titular y, si quieres, tu cuenta bancaria y CCI. Estos datos aparecen en la app del cliente y en los mensajes de WhatsApp.
- Agrega a tu equipo (entrenadores, nutricionistas, administrativos): Personal del gimnasio.
- Crea tus clases: Rutinas grupales.
- Registra los lectores de acceso si usas huella, reconocimiento facial o tarjetas: Dispositivos.
- Da de alta a tus socios y asígnales su membresía: Clientes y Membresías.
El Panel#
Al iniciar sesión ves el Panel, tu centro de mando:
- Resumen del gimnasio: clientes (y cuántos activos), membresías (y cuántas activas), vencidas “por renovar”, ingresos del mes y sedes.
- Gestión rápida: Nuevo cliente, Personal del gimnasio y Editar clientes.
- Módulos: acceso a todas las secciones.
- Gimnasio activo: selector, si administras varios.
Si ves este mensaje, elige tu gimnasio en el selector del Panel antes de abrir otros módulos. Todo lo que registres se guarda en el gimnasio activo.
Clientes#
Dar de alta a un cliente#
- En Clientes, pulsa Nuevo (o Nuevo cliente en el Panel).
- Completa nombre, apellido, correo, DNI, teléfono, fecha de nacimiento y género. Añade dirección, contacto de emergencia e historial médico si corresponde.
- Escribe una contraseña inicial (mínimo 8 caracteres) y entrégasela al cliente. Su usuario es el correo. El correo y el DNI no pueden estar ya registrados en otra cuenta.
- Guarda. Luego asígnale una membresía.
Aunque el campo diga que se genera sola si lo dejas vacío, esa contraseña no se muestra en ningún lugar y el cliente no podrá entrar. Escribe una tú y compártela de forma privada.
El teléfono se usa para los mensajes de WhatsApp de cobranza y de “te extrañamos”. Sin teléfono, el botón de WhatsApp queda desactivado para ese cliente. Los celulares de 9 dígitos se completan solos con el prefijo de Perú (+51).
Buscar y editar#
Usa el buscador por nombre, DNI o código. En cada fila: Editar cliente (lápiz) y Ver carné QR. El estado del cliente puede ser Activo, Inactivo o Suspendido; solo los activos con membresía vigente pueden entrar.
Carné QR#
Desde Ver carné QR obtienes el carné digital del socio con su código QR. Puedes imprimirlo o compartir una captura. Si un carné se pierde o se comparte, regenéralo: el anterior deja de funcionar al instante.
Membresías#
En Membresías creas y consultas los planes de tus socios con Nueva membresía:
| Campo | Cómo llenarlo |
|---|---|
| Cliente y gimnasio | A quién y en qué gimnasio. |
| Tipo de membresía | Diaria, mensual, trimestral, semestral o anual. |
| Fecha de inicio | Desde cuándo vale. La fecha de fin se calcula sola según el tipo. |
| Precio mensual | El monto que cobras por ese plan. Es el monto que Cobranza propone al renovar. |
| Observaciones | Opcional. |
Aunque el campo se llame “Precio mensual”, escribe ahí lo que cobras por el plan completo (por ejemplo, S/ 1 000 para un plan anual). Ese es el monto que se sugerirá al cobrar su renovación.
La tabla muestra cliente, tipo, inicio, fin, estado y precio. Cada noche, el sistema marca como vencida toda membresía cuya fecha de fin ya pasó. Los estados posibles son activa, vencida, suspendida y cancelada.
Cobrar membresías con la bandeja de Cobranza#
Cobranza es tu herramienta del día a día: te dice a quién cobrar, te deja escribirle con un clic y renueva su membresía al registrar el pago.
Qué muestra el marcador#
- Por cobrar: dinero que está por vencer o ya venció sin renovar.
- Por validar: pagos que tus clientes reportaron y esperan tu confirmación.
- Vencen en 7 días: cuántos socios y cuánto dinero se juega esta semana.
- Renovación 30 d: de las membresías que terminaron en los últimos 30 días, qué porcentaje se renovó. Es tu mejor termómetro de retención.
Las tres pestañas#
| Pestaña | Qué contiene | Qué hacer |
|---|---|---|
| Por validar | Pagos por Yape, Plin o transferencia reportados por el cliente, con su número de operación. | Compara el número con tu app o tu banco. Si coincide, Validar; si no, ✕ Rechazar y escribe el motivo. |
| Por vencer | Membresías activas que vencen en los próximos 7 días. | Escríbeles por WhatsApp o cóbrales en recepción. |
| Vencidas | Membresías que vencieron en los últimos 60 días y no se renovaron. No aparece quien ya compró otra membresía. | Recupéralos: es la gente más fácil de reconquistar. |
Escribir por WhatsApp#
- Pulsa WhatsApp en la fila del cliente. Se abre WhatsApp (en tu celular o WhatsApp Web) con el mensaje ya escrito: saludo, cuándo vence, el monto y tus datos de Yape/Plin/cuenta.
- Revisa el texto, cámbialo si quieres y envíalo.
- El sistema anota automáticamente que lo contactaste: verás “WhatsApp: Contactado” junto al cliente.
El mensaje se envía desde tu propio WhatsApp. Si el cliente no tiene teléfono registrado, el botón aparece desactivado.
Anotar una gestión#
El ícono de portapapeles abre Registrar gestión. Sirve para dejar constancia de una llamada o una conversación en persona:
- Canal: llamada, WhatsApp, en recepción o email.
- Resultado: contactado, promesa de pago, no contesta o no renovará.
- Nota: por ejemplo, “Paga el viernes por Yape”.
La última gestión aparece bajo el nombre del cliente, para que todo tu equipo sepa qué se le dijo.
Cobrar y renovar#
- Pulsa Cobrar en la fila del cliente.
- Confirma el monto (se propone el precio de su plan) y elige el método: efectivo, Yape, Plin, tarjeta o transferencia. Con Yape, Plin o transferencia, anota el número de operación.
- Pulsa Registrar pago. El pago queda registrado y la membresía se renueva en el acto, con el mismo tipo y precio.
Si el socio paga antes de vencer, la nueva membresía empieza el día siguiente al vencimiento. Si ya había vencido, empieza hoy. Nadie pierde los días que ya pagó.
Validar los pagos que reportan tus clientes#
Cuando un cliente paga por Yape o Plin desde su celular y pulsa Ya pagué, el pago aparece en Por validar.
- Abre tu app de Yape/Plin o tu banco y busca la operación con el número que reportó el cliente.
- Si coincide el número y el monto, pulsa Validar: el pago pasa a Pagado y su membresía se renueva sola.
- Si no encuentras la operación, pulsa ✕ para rechazarla y escribe el motivo. El cliente verá el pago como Rechazado.
Validar un pago que no llegó significa regalar una membresía. Confirma siempre el número de operación y el monto contra tu propia app o estado de cuenta.
Datos de cobro#
El botón Datos de cobro guarda tu Yape, Plin, banco, cuenta, CCI y unas instrucciones para el cliente. Mantenlos al día: si cambias de número, actualízalo aquí y los mensajes y la app del cliente se corrigen al instante.
Pagos y Cobranzas (módulo de pagos)#
El módulo Pagos y Cobranzas sirve para registrar pagos sueltos y ver los ingresos: ingresos de hoy, ingresos del mes y pagos del mes, además de la lista de últimos pagos.
- Elige el cliente, escribe el monto (S/), el método de pago y el concepto.
- Para Yape, Plin o transferencia, anota el número de operación.
- Pulsa Registrar pago.
Solo registra el dinero. Para renovar una membresía, usa Cobranza → Cobrar, que registra el pago y extiende la membresía.
Si tu gimnasio tiene Culqi configurado, verás también Pagar con tarjeta (Culqi). El monto mínimo para pagar con tarjeta es S/ 3.00.
Control de acceso y dispositivos#
Check-in QR en recepción#
Funciona igual que para el entrenador: eliges la sede, escaneas el carné y lees el resultado (Acceso permitido o el motivo de la negativa). Mira el detalle en el manual del entrenador.
Control de Acceso#
Muestra el resumen del día: total de hoy, exitosos, denegados y los últimos accesos con el cliente y el resultado. Úsalo para ver rápidamente el movimiento del gimnasio y detectar intentos rechazados.
Dispositivos biométricos#
En Dispositivos registras los lectores con Nuevo dispositivo. Tipos disponibles: huella digital, reconocimiento facial, tarjeta RFID y código de acceso. Para cada uno indica nombre, la sede (con su número de ID), dirección IP, puerto, número de serie y, si quieres, marca, modelo y ubicación. La tabla muestra la última conexión de cada equipo, útil para detectar uno desconectado.
Clases y reservas#
Tus socios reservan en Clases; tú (o tus entrenadores) creas las clases en Rutinas grupales. El paso a paso de crear una clase, sus campos y las reglas están en el manual del entrenador. Lo que debes saber como administrador:
- Una clase aparece en la agenda solo si está Activa y tiene día y hora.
- La capacidad máxima es el aforo. Al llenarse, los socios entran a una lista de espera y suben solos cuando alguien cancela.
- Para reservar, el socio necesita membresía vigente en la fecha de la clase.
- En Clases → Lista y asistencia puedes inscribir a un socio que llegó sin reservar y marcar la asistencia.
Personal del gimnasio#
Desde el Panel (Personal del gimnasio) o desde Gimnasios administras a tu equipo:
- Ver quién está asignado a tu gimnasio y su rol (administrativo, entrenador o nutricionista). El botón Retirar lo quita del gimnasio.
- Asignar a alguien que ya tiene cuenta: búscalo por nombre o correo y pulsa el botón para agregarlo.
- Crear una cuenta nueva: con Agregar personal completa nombre, apellido, correo, DNI, teléfono, una contraseña (mínimo 6 caracteres) y el rol. Entrégale esos datos de forma privada.
Cada integrante del equipo debe tener su propia cuenta. Así sabes quién registró cada pago, medida o asistencia, y puedes retirar el acceso de quien se va sin afectar a los demás.
Reportes para decidir con datos#
Reportes responde: ¿cómo va el negocio? ¿Se me están yendo socios? ¿A qué hora se llena el gimnasio? Elige el periodo (3, 6 o 12 meses) arriba a la derecha.
| Indicador | Cómo se calcula |
|---|---|
| Ingresos del mes | Suma de los pagos confirmados del mes (los pendientes y los anulados no cuentan). Muestra además la variación frente al mes anterior. |
| Socios activos | Socios con membresía vigente hoy. Debajo, las altas y bajas del mes. |
| Churn del mes anterior | Porcentaje de socios que no renovaron: bajas del mes anterior entre los socios activos a su inicio. |
| Ticket promedio | Promedio de dinero por pago confirmado este mes. |
| En riesgo | Socios con membresía vigente que no vienen hace 10 días o más, o que nunca registraron una visita. |
Un socio cuya última membresía terminó ese mes y no compró otra. Si renueva después, deja de contar como baja del mes siguiente en adelante.
Los gráficos#
- Ingresos por mes: barras con el total de cada mes; el mes actual va resaltado.
- Altas y bajas: dos gráficos con la misma escala, para comparar los que entran contra los que se van.
- Horas pico: mapa de calor por día de la semana y franja horaria, con los ingresos de los últimos 30 días. Úsalo para programar clases y personal en las horas de más afluencia.
- Cobros del mes por método: cuánto entra por Yape, Plin, efectivo, etc.
Horas pico y socios en riesgo se calculan con los ingresos que se registran (check-in QR o lectores). Si en tu gimnasio no se escanea el carné, el gráfico saldrá vacío y casi todos los socios aparecerán “en riesgo”. Registra los ingresos para que estos datos sean confiables.
Actuar sobre los socios en riesgo#
Debajo de los gráficos verás la lista de socios en riesgo, con los días que llevan sin venir. El botón WhatsApp abre un mensaje cordial de “te extrañamos” ya escrito. Un mensaje a tiempo es la forma más barata de retener a un socio.
Exportar a Excel#
Al final de la página puedes descargar archivos que se abren directo en Excel:
- Pagos: fecha, cliente, concepto, método, estado, número de operación y monto.
- Socios y vencimientos: contacto, plan, fechas, estado y precio.
- Socios en riesgo: con su última visita y días sin venir (botón Excel en esa sección).
Lo que el sistema hace por ti#
- Cada noche marca como vencidas las membresías que terminaron.
- Cada mañana prepara los recordatorios de vencimiento (3 días antes, el día y 3 días después) con tus datos de pago. Se envían automáticamente cuando el gimnasio tiene un proveedor de WhatsApp conectado; mientras tanto, usa el botón WhatsApp de la bandeja de Cobranza.
- Cada vez que alguien cancela una clase llena, sube a la persona que seguía en la lista de espera.
Cuando algo no funciona#
Un cliente no puede iniciar sesión
Comprueba que su correo esté bien escrito en su ficha (Editar cliente) y que su estado sea Activo. Si olvidó su contraseña, solicita el restablecimiento al equipo técnico (super administrador): hoy no se cambia desde la pantalla de edición del cliente.
El cliente reportó un pago y no lo veo
Revisa la pestaña Por validar de Cobranza y que tengas seleccionado el gimnasio correcto en el Panel. El pago aparece en el gimnasio del cliente.
Dice “Ese número de operación ya fue reportado”
El sistema no permite repetir el mismo número de operación (mismo método) para evitar cobros dobles. Revisa si el pago ya está en Por validar o en el historial; si es otro pago, confirma el número con el cliente.
No aparece una clase en la agenda
Debe estar Activa, tener día y hora y estar dentro de su rango de fechas de inicio y fin.
No puedo eliminar una clase
Tiene participantes confirmados. Pausa la clase (estado Pausada) o cancela primero esas reservas.
El botón de WhatsApp está desactivado
Ese cliente no tiene teléfono registrado. Edita su ficha y agrégalo.
Más respuestas en las preguntas frecuentes.